Transformación digital
Consolidamos el Ecosistema Digital para el Aprendizaje
En 2021 enfocamos nuestros esfuerzos en la evolución y el fortalecimiento de nuestro ecosistema tecnológico y digital, en especial las plataformas relacionadas con la información del ciclo de vida de estudiantes, con el fin de transformar de manera articulada los sistemas de información de gestión académica y del aprendizaje. Por eso, emprendimos diferentes proyectos y le dimos continuidad a otros, todos orientados a la convergencia de los macroproyectos Transformación del Modelo Educativo y Transformación Digital.
Nuestras principales transformaciones fueron:
Epik (Ola 2: pregrado, posgrado y educación permanente)
Se desarrolló el modelamiento de los procesos del ciclo de vida del estudiante que se gestionan en la Universidad, integrando procesos de las distintas unidades académicas para facilitar en los estudiantes de pregrado, posgrado y educación permanente realizar procedimientos como el estado de aspirantes, la inscripción en el formulario y el pago de los derechos, la gestión del proceso de admisión, aporte de documentación o requisitos, selección de los horarios de clase de acuerdo con las asignaturas a matricular, generación de la factura, realización del pago de la matrícula y los procedimientos para la graduación; así como también, el registro de calificaciones finales durante cada ciclo académico.
Con la implementación de EPIK alcanzamos otro hito en la consolidación del ecosistema digital para el aprendizaje a través de una plataformas más moderna; segura en el manejo de los datos; y amigable para su uso en diferentes dispositivos como computadores, tabletas o celulares, con una experiencia de usuario mejorada, y con la facilidad para que estudiantes, profesores y empleados administrativos puedan acceder a diferentes procesos y servicios desde una sola herramienta.
De manera adicional, realizamos en paralelo varios proyectos para apoyar los procesos del ciclo de vida del estudiante. Estos son algunos de los más importantes:
Ajustamos el formulario de idiomas para lograr una mejor experiencia de usuario.
Lanzamos SABE (Sistema de Administración de Becas), una herramienta más amigable e intuitiva, integrada con EPIK.
Adoptamos un nuevo componente que permite firmar de manera digital documentos como diplomas, actas y certificados.
Dimos apertura al MCU (Módulo Central de Usuario), plataforma en la que se centralizan los datos de registro de los candidatos a los diferentes programas académicos de la Universidad.
Iniciamos el funcionamiento de OnBase, herramienta de flujos de procesos de servicios asociados a las solicitudes que los estudiantes realizan en Admisiones y Registro.
Lanzamos el sistema U-Planner, un módulo para la planeación académica.
Con relación a este último hito, para mejorar la experiencia frente al manejo de UPlanning, desarrollamos espacios formativos para actualizar a los programadores académicos frente a la operación de la herramienta; y con UBooking gestionamos la reserva de los espacios de aprendizaje, contribuyendo a una serie de configuraciones con las que logramos satisfacer las necesidades de nuestro personal académico y administrativo.
Este proceso incluyó la implementación del modelo de atención y escalamiento de casos, diseñado para acompañar a los estudiantes de pregrado y posgrado en la inscripción de materias y la realización del proceso matrícula para el semestre 2022-1, con lo que se disminuyó la probabilidad de riesgo financiero y de servicio para la Institución.
Algunos indicadores que hablan del proceso:
Aplicaciones integradas al sistema EPIK.
Personas, agrupadas en 157 roles, tienen la posibilidad de ingresar a EPIK para realizar actividades de administración académica.
Sesiones de entrenamiento desarrolladas para el personal administrativo, profesores y estudiantes, y 6.107 visualizaciones de los materiales de capacitación.
De asistencia a las sesiones de capacitación por parte de educación permanente y 43% en relación con educación formal.
Registros migrados de otras aplicaciones hacia EPIK.
Atenea, un proceso articulador
El programa ATENEA estuvo conformado por seis proyectos: Darwined, Sales Cloud, Eloqua, EPIK Ola 1 (Idiomas EAFIT), Contributor a Filantropía y EPIK Ola 2 (Pregrado, posgrado y educación permanente).
En un período de 5 años aproximadamente, la inversión total para ATENEA fue de $39.457 millones.
48 personas de diferentes áreas estuvieron vinculadas al proyecto EPIK. 22 de ellas regresaron a sus equipos originales para continuar con la apropiación de la solución y la transferencia del conocimiento.
Para el proyecto EPIK se realizó la campaña Revisa tu historial que contenía más de 21 estrategias de comunicación institucional dirigidas a los estudiantes de pregrado y posgrado, con el fin de sensibilizarlos frente a la necesidad de revisar su historia académica, antes de la salida en vivo de la herramienta.
Nuestra tarea para 2022 es continuar con la estabilización del sistema EPIK, mejorando sus capacidades del servicio como la automatización del flujo de certificados, afinamiento del proceso de revisión de notas, ajuste en el proceso de grado, facilidad para diligenciar la evaluación profesoral y mejorar el proceso de matrícula para los estudiantes nuevos.
Nos permite adoptar prácticas de administración académica internacionales con modelos más estandarizados; así como optimizar el número de aplicaciones disponibles para los estudiantes y los profesores, contar con herramientas de vanguardia que mitiguen la obsolescencia y el riesgo tecnológico, propiciar mayores niveles de seguridad de la información, disponer de insumos para que faciliten el análisis de datos y la toma de decisiones, y mejorar la experiencia de los usuarios.
Los estudiantes pueden acceder desde una misma herramienta a su historia académica, tener la tranquilidad de que su información está segura y contar con una plataforma tecnológica moderna y compatible con diferentes dispositivos.
EAFIT Interactiva se consolida como el gestor de aprendizaje institucional
El sistema para la gestión del aprendizaje EAFIT Interactiva continuó mejorando para responder a las necesidades de los usuarios, a la vez que se adaptó a las integraciones requeridas dentro del ecosistema digital de aprendizaje, tales como la incorporación del libro de calificaciones y del sistema EPIK, con lo que se centralizó la información institucional y se facilitó el acceso de los usuarios.
De manera paralela se realizó la combinación entre Interactiva y Calipso, gestor de aprendizaje usado principalmente por los cursos de ciencias matemáticas, para permitir que los estudiantes solo deban ingresar a una plataforma para tener acceso a los contenidos y evaluaciones de las materias matriculadas.
Datos destacados
En 2021 se realizaron 16 cursos en los que 2.193 estudiantes realizaron actividades de Moodle desde Interactiva por LTI (Learning Tools Interoperability).
En 2021-2 hicimos el seguimiento, a través de Interactiva, de más de 8.000 cursos-grupos para asegurar la correcta migración de las notas finales a EPIK para el balance académico.
Le dimos solución a 3.193 solicitudes de soporte y asesoría relacionados con EAFIT Interactiva, tanto de profesores como de estudiantes.
Avanzar en la renovación tecnológica del ecosistema digital de gestión académica ha contribuido a modernizar las aplicaciones, a brindar nuevas funcionalidades y a mejorar la integración entre los sistemas, todo ello de acuerdo con las demandas institucionales. Así mismo, la incorporación de las nuevas soluciones nos ha permitido contar con información de mejor calidad y procesos más claros. Es importante añadir que estas iniciativas han requerido del compromiso de muchas áreas académicas y administrativas, a fin de reflejar apropiadamente los elementos de valor que los estudiantes, profesores y personal administrativo demandan en su interacción diaria”.
Ernesto Garnica Barraza, director de Informática.
Movex
Se implementó una nueva herramienta para la administración de los procesos de práctica que vincula al estudiante, a la academia y a las organizaciones, y permite una mayor interacción entre los mismos, a la vez que mejora el seguimiento de los procesos de selección y vinculación de nuestros aprendices para tener información que facilite la toma de decisiones.
Esta plataforma cuenta con 832 estudiantes activos y 726 organizaciones registradas, quienes ahora tienen a su disposición un canal con aplicativos integrados, que además de ser intuitivo en su navegación, ofrece a los estudiantes una experiencia de aprendizaje para conocer cómo es un proceso de selección, mejorar su hoja de vida e incrementar sus oportunidades en el ámbito profesional.
La importancia de esta actualización de roles y perfiles está basada en que hoy los tenemos ajustados a las necesidades que nos demanda la academia y las organizaciones para resaltar que fue una construcción colectiva con el acompañamiento de Desarrollo de empleados, todo el equipo DEPP y la PMO, partiendo de la experiencia y conocimiento que todos tienen”.
David Mora Gómez, jefe del Departamento de Prácticas Profesionales.
En Idiomas EAFIT también aprendemos en entornos digitales
Además de todos los espacios de aprendizaje presenciales de Idiomas EAFIT, ahora esta unidad tiene una sede virtual en la que será posible que los estudiantes combinen el trabajo asincrónico con el sincrónico en línea, lo anterior con el acompañamiento permanente de un mentor.
Esta propuesta está orientada a ofrecer una mayor flexibilidad en términos de tiempo y espacio, a la vez que se conserva la calidad académica y se garantiza la permanencia de los alumnos en la Universidad.
Componente asincrónico. Tiene una plataforma disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana, a la que se puede ingresar a través de diferentes dispositivos móviles y acceder a diferentes contenidos en inglés alineados con el Marco Común Europeo.
Componente sincrónico. El acceso en línea se realiza a través de Microsoft Teams y ofrece, de manera adicional, live sessions y acompañamiento en los servicios académicos.
